Sijoittajat

Tiedottaminen

Biohitin tavoitteena on viestiä aktiivisesti, oikea-aikaisesti ja yhdenmukaisesti yhtiön toiminnasta kaikille sidosryhmilleen. Yhtiö pyrkii viestinnällä ottamaan kaikkien sidosryhmien erikoistarpeet ja -intressit huomioon. Tavoitteena on lisätä luottamusta yhtiötä kohtaan ja siten edistää yhtiön liiketoimintaa. Biohitin hallitus on vahvistanut tiedonantoperiaatteet, joiden avulla pyritään varmistamaan tiedon tarkkuus ja luotettavuus. Periaatteissa on vahvistettu myös, kuka vastaa kulloinkin tiedottamisesta.

Tärkeimmät sidosryhmät ovat asiakkaat, osakkeenomistajat ja yhtiön oma henkilökunta. Muita merkittäviä sidosryhmiä ovat analyytikot, viranomaiset, joukkoviestinten edustajat, tiedeyhteisöt, työnhakijat ja muut yhteistyökumppanit.

Biohitin taloushallinto jakaa säännöllisesti tietoa taloushallinnon raportointiin liittyvistä prosesseista, joilla taataan että sisäisen valvonnan tehokkuuden edellyttämä tiedon reaaliaikainen saanti. Taloushallinnon ohjeistukset sekä yhtiön tiedonantoperiaatteet pyrkivät varmistamaan sen, että sisäisen valvonnan edellyttämä viestintä ja tiedotus tapahtuu riittävän kattavasti ja nopeasti.

Sijoittajasuhteista ja -viestinnästä, lehdistötiedotteista, mediasuhteista sekä pörssitiedottamiseen liittyvien säännösten noudattamisesta vastaa toimitusjohtaja.

Biohitin kaikki sijoittajaviestintään liittyvät tiedotteet julkistetaan sekä suomeksi että englanniksi yhtiön verkkosivuilla sekä jaetaan pörssiin, kansalliseen tiedotevarastoon ja keskeisille tiedotusvälineille.

Biohit Oyj:n tiedonantopolitiikka

Biohit noudattaa NASDAQ OMX Helsinki Oy:n, Finanssivalvonnan ja EU:n ohjeita ja määräyksiä, Suomen arvopaperimarkkinalaissa (AML) ja muussa lainsäädännössä asetettuja velvoitteita sekä Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n hyväksymää Corporate Governance -hallinnointikoodia. Biohitin hallinto- ja ohjausjärjestelmä ovat nähtävillä yhtiön verkkosivuilla hallinnointi-osiossa.

1. Keskeiset tiedotusperiaatteet add

Biohitin tavoitteena on viestiä aktiivisesti, oikea-aikaisesti ja yhdenmukaisesti yhtiön toiminnasta kaikille sidosryhmilleen. Yhtiö pyrkii viestinnällä ottamaan kaikkien sidosryhmien erikoistarpeet ja -intressit huomioon. Tavoitteena on lisätä luottamusta yhtiötä kohtaan ja siten edistää yhtiön liiketoimintaa. Viestinnän koordinoinnista vastaava henkilö tekee läheistä yhteistyötä johdon ja muun organisaation kanssa.

Tärkeimmät sidosryhmät ovat asiakkaat, osakkeenomistajat ja yhtiön oma henkilökunta. Muita merkittäviä sidosryhmiä ovat analyytikot, potentiaaliset pääomasijoittajat, viranomaiset, joukkoviestinten edustajat, tiedeyhteisöt, työnhakijat ja muut yhteistyökumppanit.

Biohit julkaisee pörssitiedotteena ilman aiheetonta viivytystä sellaista liiketoimintaa koskevaa tietoa, joka yhtiön oman arvion mukaan voi olennaisesti vaikuttaa yhtiön arvopaperin arvoon. Lisäksi yhtiö tiedottaa asiakkailleen, lehdistölle, omalle henkilöstölle ja yhteistyökumppaneille muista liiketoimintaan liittyvistä asioista, jotka eivät edellytä pörssitiedotetta mutta joilla arvioidaan olevan uutisarvoa tai muutoin herättävän mielenkiintoa yhtiön sidosryhmien keskuudessa.

2. Vastuut ja lausunnonantajat add

Sijoittajasuhteista ja -viestinnästä vastaa emoyhtiön toimitusjohtaja.

Lehdistötiedotteiden ja mediasuhteiden koordinoinnista vastaa viestintäjohtaja.

Asiakasviestinnästä vastaa(vat) myyntijohtaja(t).

Sisäisestä viestinnästä vastaavat tällä hetkellä johtoryhmän jäsenet sekä heidän alaisuudessaan toimivat esimiehet. Sisäisen viestinnän koordinoinnista vastaa viestintäjohtaja. Konsernin viestintä koordinoidaan emoyhtiöstä käsin.

Viestintäjohtaja vastaa konsernin pörssi- ja lehdistötiedotteiden valmistelusta ja julkaisemisesta. Emoyhtiön johtoryhmän jäsenet ja tytäryhtiöiden toimitusjohtajat vastaavat omien vastuualueisiinsa liittyvien tietojen oikeellisuudesta ja osallistuvat myös tarvittaessa julkaistavien tietojen valmisteluun. Hallitus hoitaa lakisääteiset tiedonantovelvollisuudet ja vahvistaa yhtiön tiedonantoperiaatteet sekä vuosittaisen toimintasuunnitelman.

Emoyhtiön toimitusjohtaja vastaa Biohitin toimintaa ja taloudellista kehitystä koskevien lausuntojen antamisesta. Muiden tietojen osalta viestintäjohtaja ohjaa lausuntopyynnöt oikealle henkilölle/asiantuntijalle.

3. Sijoittajaviestintä add

Sijoittajaviestinnässä Biohitin tavoitteena on täsmällinen ja oikea-aikainen tiedottaminen arvopaperimarkkinalain sekä Finanssivalvonnan ja NASDAQ OMX Helsinki Oy:n sääntöjen mukaisesti. Tiedonantovelvollisuus muodostuu säännöllisestä ja jatkuvasta tiedonantovelvollisuudesta.

Säännöllisellä tiedonantovelvollisuudella tarkoitetaan yhtiön velvollisuutta julkaista säännöllisesti tietoa
tuloksensa kehityksestä. Se sisältää puolivuosikatsauksen ja tilinpäätöstiedotteiden sekä tilinpäätösten ja hallituksen toimintakertomusten julkaisemisen.

Jatkuva tiedonantovelvollisuus puolestaan tarkoittaa aina tarpeen vaatiessa tapahtuvaa tiedottamista asioista, joilla yhtiön oman arvion mukaan voi olla olennainen vaikutus yhtiön arvopapereiden arvoon.

4. Sisäinen tiedotus ja sisäpiiriohjeet add

Sisäisessä tiedotuksessa Biohit noudattaa samoja yhdenmukaisuus- ja oikea-aikaisuusperiaatteita kuin muussa tiedotuksessa noudattaen Finanssivalvonnan standardeja. Jos säännölliseen tai jatkuvaan tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvaa julkaisematonta tietoa annetaan työntekijälle esimerkiksi työtehtävien suorittamisen yhteydessä, hänelle tulee kertoa, että sisäpiirisäännöt koskevat tällöin myös häntä.

Sisäpiiriläisiä neuvotaan ajoittamaan kaupanteko Biohitin osakkeilla sellaiseen ajankohtaan, jolloin markkinoilla on mahdollisimman täsmällistä tietoa yhtiön arvopaperin arvoon vaikuttavista seikoista.

Biohitin sisäpiirisäännöissä kielletään pysyviä sisäpiiriläisiä tekemästä kauppaa yhtiön osakkeilla osavuosikatsausten, tilinpäätöstiedotteen ja tilinpäätösten julkistamista edeltävän 30 päivän mittaisen suljetun ikkunan aikana. Sisäpiiriläisten tulee aina ennen kaupankäyntiä varmistaa, ettei heidän hallussaan ole hankekohtaista sisäpiiritietoa. Lisäksi on suositeltavaa hankkia yhtiön sisäpiirivastaavan hyväksyntä ennen kaupankäyntiä yhtiön osakkeilla. Näin sisäpiiriläiset voivat varmistua siitä, että he eivät ole kaupankäyntihetkellä mukana missään erityisjärjestelyissä, joita voitaisiin pitää sisäpiiritietona.

Biohitin sisäpiirisäännöt perustuvat NASDAQ OMX Helsinki Oy:n ja Finanssivalvonnan sisäpiiriohjeisiin.

5. Julkistettavat tiedot ja toimintatavat add

Biohitin julkaisemat tiedotetyypit ovat pääasiassa:

Pörssitiedotteet

Biohit antaa pörssitiedotteita muun muassa seuraavista asioista:

Puolivuosikatsaus, jotka tarkastelevat liiketoiminnan ja tuloksen kehitystä
Tilinpäätöstiedote, joka tarkastelee koko vuoden liiketoiminnan ja tuloksen kehitystä kerran vuodessa
Hallituksen toimintakertomus, Corporate Governance -selostus ja tilinpäätös, jotka sisältyvät vuosikertomukseen
Tulosvaroitukset
Yhtiökokouskutsut ja -päätökset
Arvopaperimarkkinalain mukaiset ilmoitukset kuten osakeomistuksen muutokset
Strategisesti merkittävät yhteistyö- ja jakelusopimukset, jotka yhtiön arvion mukaan voivat vaikuttaa olennaisesti yhtiön liiketoimintaan ja siten myös arvopaperin arvoon
Viranomaishyväksynnät strategisesti tärkeillä markkina-alueilla; Biohitin toimialalla viranomaishyväksyntöjen saanti tai niiden puuttuminen tietyillä markkinoilla voivat vaikuttaa olennaisesti yhtiön liiketoimintaan ja siten myös arvopaperin arvoon
Yrityskaupat
Merkittävät toimintojen uudelleenjärjestelyt, tehostamiset tai lopettamiset
Muutokset hallituksessa ja olennaiset muutokset ylimmässä johdossa
Muista merkittävistä tapahtumista ja hankkeista, jotka vaikuttavat merkittävästi yhtiön
liiketoimintaan

Taloudelliset raportit julkaistaan ennalta ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Kuluvan tilikauden tulevaisuudennäkymistä ja liiketoimintaan liittyvistä riskeistä yhtiö kertoo puolivuosikatsauksen, tilinpäätöstiedotteen ja toimintakertomuksen yhteydessä. Strategisista linjauksistaan yhtiö kertoo verkkosivuilla sekä vuosikertomuksissa. Tulosvaroitus annetaan, mikäli yhtiö ennen
tulosjulkistusta arvioi, että tulos, tase tai taloudellinen asema kehittyy aiemmin ennakoitua huonommin tai paremmin.

Vähemmän merkittävistä asioista, jotka liittyvät yksittäisten maiden viranomaishyväksyntöihin, jakelusopimuksiin tai tuotelanseerauksiin, mutta jotka eivät yhtiön tekemän arvion mukaan vaikuta olennaisesti arvopaperin arvoon, yhtiö ei tee erillistä pörssitiedotetta. Näistä tehdään vain yhteenveto puolivuosikatsauksessa.

Lehdistötiedotteet

Uusista tuotteista ja palveluista tai muusta lehdistöä ja markkinoita kiinnostavasta, muttei arvopaperin arvoon olennaisesti vaikuttavasta uutisesta yhtiö kertoo lehdistötiedotteissa.

Lehdistötiedotteita julkaistaan tarvittaessa myös paikallisesti, vain tietyissä maissa ja/tai kohdistettuina tiettyihin viestimiin, esimerkiksi ammattijulkaisuihin (sekä printti- että verkkomedia).

Aiheita ovat esimerkiksi:

Tuotelanseeraukset ja edistysaskeleet uuden teknologian kehittämisessä
Tilaukset ja sopimukset, joiden arvo on merkittävä, mutta joiden kokonaisuus huomioon ottaen
ei voida olettaa vaikuttavan yhtiön osakkeen arvoon
Yhtiön osallistuminen merkittävään tutkimus- ja/tai tuotekehitysprojektiin

Asiakastiedotteet

Biohitin asiakaskuntaan kuuluu jakelijoita, yhteistyökumppaneita ja loppukäyttäjiä. Tiedotustarve ja tiedotettavat asiat vaihtelevat kohderyhmästä toiseen. Pääasiassa yhtiö tiedottaa asiakkailleen uusista tuotteista, muutoksista olemassa olevissa tuotteissa, kampanjoista, markkinointitapahtumista ja muista asioista, jotka saattavat vaikuttaa jakelijoiden liiketoimintaan tai yhtiöiden väliseen suhteeseen.

Sisäiset tiedotteet

Kaikki yhtiön pörssitiedotteet ja asiakastiedotteet jaetaan myös henkilökunnalle. Lehdistötiedotteita jaetaan tarpeen mukaan. Ne ovat kuitenkin luettavissa yhtiön ulkoisilla verkkosivuilla sekä Extranet-sivuilla.

Muutoksista henkilöstössä ja muista henkilöstöön liittyvistä asioista, johtoryhmässä tehdyistä päätöksistä, joita ei tarvitse sisäpiirisääntöjen mukaan luokitella luottamuksellisiksi, sekä muista yhtiön toimintaan liittyvistä uutisista kerrotaan sisäisissä tiedotteissa.

Muut tiedotteet

Biohit julkaisee myös tarvittaessa yhtiön omilla verkkosivuilla muita toimintaansa liittyviä tiedotteita kuten esimerkiksi nimitysuutisia tärkeimmissä sanomalehdissä, tietoa tulevista tapahtumista ja uusista julkaisuista jne.

Tiedotustilaisuudet ja muut tapaamiset

Yhtiö järjestää tarvittaessa tiedotustilaisuuksia eri sidosryhmilleen. Myös esimiehet käyvät henkilöstön kanssa tiedotettavia asioita läpi osasto- ja tiimikokouksissa. Yhtiön johto tapaa satunnaisesti myös sijoittajia, analyytikoita ja joukkoviestinten edustajia eri yhteyksissä, mm. sijoittajille suunnatuissa yleisissä tapahtumissa tai erikseen järjestettyjen yritysvierailujen yhteydessä. Silloin yhtiön edustajat voivat kertoa enemmän taustoja yhtiön liiketoiminnasta, mutta he eivät kommentoi yhtiön taloudellista kehitystä tai strategiaa koskevia tietoja/kysymyksiä, joita ei ole julkaistu.

6. Tiedotuskanavat add

Biohit on keskittänyt ulkoiseen viestintään liittyvät asiat kuten julkiset tiedotteet, sijoittajainformaatio ja tuotetieto verkkosivuilleen, jotka ovat kaikkien sidosryhmien saatavilla. Biohitin tavoitteena on tarjota sivuillaan kattavaa ja ajantasaista tietoa yrityksestä, tuotteista, palveluista ja taloudellisesta tilanteesta, jotta eri sidosryhmät voivat muodostaa riittävän hyvän kuvan yhtiöstä.

Euroclear (ent. Suomen Arvopaperikeskus Oy) tuottaa Biohitin verkkosivuilla julkaistuja sisäpiiri-, omistaja- ja osaketietoja ja tiedon välityksestä vastaa tällä hetkellä Investis Flife Oy. Myös taloudellisten tunnuslukujen julkaisemiseen verkkosivuilla Biohit käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa.

Pörssitiedotteet julkaistaan Biohitin omilla verkkosivuilla sekä jaetaan NASDAQ OMX Helsinki Oy:n tarjoaman palvelun kautta pörssiin, kansalliseen tiedotevarastoon ja keskeisille tiedotusvälineille sekä tiedotteita erikseen tilanneille henkilöille.

Lehdistötiedotteiden jakelu on pääasiassa sama kuin pörssitiedotteiden, mutta sen lisäksi tiedotteet jaetaan kansainvälisiin jakelukanaviin sekä toimialan julkaisuihin. Tiedotteet julkaistaan myös yhtiön verkkosivuilla.

Asiakastiedotteet julkaistaan sähköpostikirjeen lisäksi kohderyhmälle suunnatuilla verkkosivuilla. Biohit ylläpitää Extranet-verkkosivustoa, johon vain jakelijoilla ja Biohitin omalla henkilökunnalla on käyttöoikeus. Yhtiön sisäiset tiedotteet jaetaan toistaiseksi sähköpostin välityksellä. Esimiehet vastaavat siitä, että tieto viedään eteenpäin esimerkiksi paperikopiona niille osastoille, joiden työntekijöillä ei ole sähköpostia käytössä. Vain emoyhtiöllä on tällä hetkellä käytössä intranet-palvelu, jossa julkaistaan myös sisäiset tiedotteet.

7. Kieli add

Biohit-konsernin kansainvälisen toiminnan vuoksi yhtiön pääkieli on englanti. Lisäksi Biohit tarjoaa tietoa yrityksestä, tuotteista ja ajankohtaisista asioista verkkosivujen kautta sekä suomeksi että tytäryhtiöiden maiden kielillä. Sijoittajille suunnatut sivut ovat saatavilla sekä suomen- että englanninkielisinä. Biohit julkaisee kaikki taloudelliset raportit ja muut pörssitiedotteet suomeksi ja englanniksi.

Lehdistötiedotteet julkaistaan yleensä englanniksi ja suomeksi sekä kuinkin kohdemaan kielellä. Asiakastiedotteiden ensisijainen kieli on englanti. Tiedotteet käännetään tarvittaessa paikallisten tytäryhtiöiden tai jakelijoiden toimesta. Emoyhtiön sisäiset tiedotteet jaetaan suomeksi ja mikäli tieto koskee koko konsernia, tiedotteet käännetään myös englanniksi.

8. Julkistamisen ajankohta add

Biohit mahdollistaa sijoittajien tasapuolisen ja samanaikaisen mahdollisuuden tiedon saantiin tiedottamalla
arvopaperin arvoon olennaisesti vaikuttavista asioista mahdollisimman nopeasti ja ilman aiheetonta viivytystä.

Säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvien taloudellisten raporttien ja muiden tiedotteiden/yhtiökokousta koskevien tietojen osalta Biohit julkaisee aikataulun ennen edellisen tilikauden päättymistä. Kalenteri on luettavissa yhtiön verkkosivuilla.

Viranomaishyväksynnöistä ja yhteistyösopimuksista yhtiö kertoo vasta kun sopimus on allekirjoitettu tai hyväksynnästä on saatu virallinen dokumentti.

Tuoteuutuuksista tai -parannuksista yhtiö pyrkii kertomaan vasta kun tuotekehitysprojekti on viety loppuun ja tuote on valmis lanseerattavaksi.

9. Suljettu ikkuna add

Biohit noudattaa niin sanottua suljettua ikkunaa (silent period) neljä viikkoa ennen tulosjulkistuksia. Tänä aikana Biohitin johto tai muu henkilöstö ei anna yhtiön taloudelliseen tilaan tai markkinoihin liittyviä kommentteja eikä tapaa pääomamarkkinoiden tai talousmedian edustajia.

Jos jokin suljetun ikkunan aikainen tapahtuma kuitenkin vaatii välitöntä julkistusta, Biohit julkistaa tiedon viipymättä tiedonantoa koskevien määräysten mukaisesti ja voi kommentoida kyseistä tapahtumaa.

10. Tietovuodot ja huhut add

Biohit pyrkii varmistamaan, ettei arvopaperin arvoon vaikuttavia tietoja vuoda julkisuuteen ennenaikaisesti. Pörssitiedotteen tai taloudellisten raporttien valmistelun aikana yhtiö pyrkii varmistamaan, että tiedot pysyvät luottamuksellisina mm. salassapitosopimuksilla, kouluttamalla sisäpiiriläisiä ja suojaamalla tiedostoja.

Yhtiö ei kommentoi keskeneräisiä asioitaan, mahdollisia julkisuudessa liikkuvia huhuja, osakekurssin kehitystä, kilpailijoiden tai asiakkaiden toimia tai pääomamarkkinoiden laatimia ennusteita. Mikäli Biohitin arvopaperin arvoon olennaisesti vaikuttava tieto esiintyy julkisuudessa, yhtiön johto arvioi tilanteen ja päättää mahdollisen tarkentavan pörssitiedotteen julkaisemisesta.

11. Kriisiviestintä add

Kriisin sattuessa yhtiön toimitusjohtajalle tai muille johtoryhmän jäsenille tulee tiedottaa asiasta viipymättä.

Toimitusjohtaja Jussi Hahtela, puh. 09 7738 6223, matkapuhelin +358 50 383 5948, sposti:

jussi.hahtela@biohit.fi

Biohitin toimitusjohtaja vastaa kriisiviestinnän johtamisesta. Apuna hän käyttää tilanteesta riippuen Biohitin johtoryhmän jäseniä ja/tai asiantuntijoita, jotka parhaiten hallitsevat asiasisällön ja tilanteen. Yhtiö pyrkii kriisitilanteissa antamaan tietoa nopeasti ja sitä mukaa kun asiat varmistuvat kriisin vaikutuspiiriin kuuluville sekä muille yhtiön sidosryhmille. Kriisiviestintä on tällä hetkellä osa yhtiön tietoturvaohjeistusta.